Dica Focus: Departamento Pessoal, Gestão de Loja e ESocial – Focus Contabilidade

Dica Focus: Departamento Pessoal, Gestão de Loja e ESocial

O Departamento Pessoal é parte essencial de uma empresa. Nele são realizadas as admissões, processados os pagamentos, rescisões e vários outros procedimentos essenciais ao funcionamento do negócio. Ainda que esse serviço seja prestado por um escritório de contabilidade, é necessário que os setores internos sejam capacitados e se organizem com a finalidade de garantir o bom funcionamento da instituição como um todo. O sucesso das rotinas trabalhistas em uma organização não se resume a correta realização do trabalho burocrático pelo Departamento Pessoal. A responsabilidade estende-se principalmente aos seus Gestores no que tange a tomada de decisões que podem impactar diretamente os processos burocráticos. Esses Gestores, responsáveis por equipes de loja, ao fazer escolhas precisam avaliar o risco de infringir a legislação, em razão de desfavorecer a empresa frente às situações de fiscalização e denúncias aos órgãos trabalhistas.
Em 01/07/2018 os procedimentos do eSocial entram em funcionamento em totalidade para negócios com faturamento abaixo de 78 milhões. O projeto unifica o envio de informações ao Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Previdência Social, Receita Federal e INSS simultaneamente, não só desburocratizando os processos como também facilitando a fiscalização das rotinas trabalhistas que ocorrerão em muitas situações sem a necessidade da presença do agente fiscalizador na empresa. 
Um fato indiscutível é que as más práticas precisam ser extintas. Questões relacionadas à jornada de trabalho do colaborador, tais como escala de folga e horário de trabalho serão informadas no Sped Trabalhista e havendo alterações, a comunicação através do arquivo de registro de vínculo. Ou seja, todas as atividades relacionadas à jornada de trabalho do funcionário que não estejam adequadas à legislação serão, inevitavelmente, transmitidas aos órgãos responsáveis podendo gerar fiscalizações e por consequência prejuízos significativos à empresa. 
As principais medidas adotadas pelos gestores acerca dos funcionários que geram impacto negativo nas rotinas de Departamento Pessoal e que, em algumas situações, podem comprometer a empresa em relação ao eSocial.

1) Concessões e trocas de folgas que não respeitam o limite de 6 X 1 estabelecido pela legislação;
Na maioria das vezes as escalas de trabalho, quando organizadas, são de responsabilidade dos gestores ou líderes de equipe. Por força da legislação, as escalas de folga devem ser organizadas mensalmente, considerando a CLT que diz que a cada seis dias de trabalho o colaborador deve ter 1 dia de folga e as convenções coletivas em relação à concessão do descanso aos domingos. Quando há troca de folgas ou concessão de descanso sem o devido critério, a empresa, inevitavelmente, infringe a legislação. 

2) Trocas de horários que não respeitam o mínimo de 11 horas de descanso entre duas jornadas;
É comum um gestor solicitar a um colaborador que encerrou sua jornada no turno do fechamento do expediente da empresa, o início de suas atividades no horário de abertura no dia seguinte, como nos casos em que fecham a loja no sábado e abrem a loja no domingo pela manhã. Esse tipo de prática, na maioria das vezes, faz com que o intervalo mínimo de descanso de 11 horas não seja respeitado. O ideal é que o ajuste de horários entre a saída de um dia e a entrada do outro seja feito, de modo que o intervalo seja respeitado ou a troca de horários ocorra após uma folga o que não acarretará infração. 

3) Horas extras acima do limite de 2 horas extras por dia;
A CLT determina o limite máximo de 2 horas extras por dia. A prorrogação da jornada além desse limite só é permitida quando em caso necessidade imperiosa, entretanto, o entendimento do Ministério do Trabalho sobre a ocorrência de necessidade imperiosa se dá em relação aos fatos imprevisíveis que geram a necessidade de prorrogação da jornada além do limite. Um exemplo se dá o quando, por motivo de doença, dois colaboradores em um setor de três funcionários se ausentam do trabalho, deixando as atividades gravemente comprometidas. Esse fato pode gerar a necessidade do colaborador presente prorrogar sua jornada de trabalho além do limite de 2 horas sob pena de prejuízos para a empresa. 

Não é considerada necessidade imperiosa a ausência de planejamento por parte da instituição, seja ela de qualquer natureza, como erros em escala de trabalho ou quadro de funcionários incompatível com horário de funcionamento.

É importante salientar que havendo fiscalização ou denúncia, a ausência da comprovação dos fatos conforme especificações do MTE colocam a empresa na condição de infratora do artigo 59 da CLT.

4) Redução do horário de intervalo;
O intervalo é um direito do colaborador estabelecido na CLT. Retornando este antecipadamente do seu descanso, deverá ter o horário suprimido indenizado com o adicional de 50%, pois entendimento legal sob essa questão é de que o colaborador está sendo impedido pelo empregador de gozar seu intervalo de descanso em totalidade.

Quando o gerente solicita que o funcionário retorne antecipadamente do seu intervalo ou negocia o horário de intervalo com o funcionário de alguma maneira, é preciso que esteja ciente dos custos gerados à empresa. 

Mesmo em situações nas quais a inciativa seja do próprio funcionário, como nos casos em que propõe abster-se do intervalo com a finalidade de sair mais cedo, essa hora também será contabilizada como hora extra e deve ser paga como tal de forma indenizatória. Caso o funcionário precise sair antes do final de seu expediente, inexistindo o banco de horas regular ou compensação de jornada de trabalho estabelecida, a empresa avalia se o funcionário pode ser liberado antecipadamente em seu horário de saída e a diferença da jornada será descontada na folha de pagamento como “saída antecipada” ou abonada, se esse for o entendimento da empresa. 

Todas essas questões precisam repassadas ao aos responsáveis pela gestão de ponto na instituição para que as informações sejam lançadas corretamente tanto no ponto quanto na folha de pagamento quando processada pelo Departamento Pessoal, evitando que ocorram pagamentos ou descontos indevidos.

Os assuntos expostos acima são os principais motivos dos processos trabalhistas e denúncias ao MTE e Sindicatos. É importante lembrar que as multas podem chegar a valores acima de R$ 4 mil com atualização monetária, em relação a cada obrigação descumprida, por evento e por colaborador, dobrando na reincidência, oposição ou desacato.

É importante que o empregador entenda que os valores atribuídos aos pagamentos de processos trabalhistas e multas podem ser despesas altas e não planejadas que comprometem o desenvolvimento do negócio, uma vez que os recursos poderiam ser destinados a outros fins, como ao próprio crescimento, por exemplo. 

Essa é uma dica da Priscilla Salum do Departamento Pessoal da Focus.
Entre em contato: (21) 3856-4273 | 3075-4273 / focuscontabil.com